Shadow AI: die neue Shadow IT
Abteilungen beschaffen in rasantem Tempo AI-Tools, oft mit Kreditkarte und ohne IT und Einkauf. Das kostet Geld und birgt Risiken für Ihre Daten und Compliance.
- 11. August 2026
- 5 Min.
Shadow IT ist ein bekanntes Thema: Software, die Abteilungen selber kaufen, ausserhalb von IT und Einkauf. Mit dem Aufkommen von AI-Tools ist eine neue Variante hinzugekommen, die schneller wächst und mehr Risiken mit sich bringt.
Was ist Shadow AI?
Ein Marketingteam abonniert einen Schreibassistenten, ein Entwickler nutzt einen eigenen Codeassistenten, eine Abteilung bezahlt für einen AI-Protokollführer bei Meetings. Einzelne kleine Beträge, oft per Kreditkarte oder Spesenabrechnung. Zusammen ein beträchtlicher und unsichtbarer Kostenfaktor.
Warum ist das Risiko grösser als bei gewöhnlicher Shadow IT?
Ihre Daten verlassen die Organisation. Mitarbeitende kopieren Kundendaten, Verträge oder Quellcode in ein AI-Tool. Bei Konsumenten-Abonnements ist oft unklar, was der Anbieter mit diesen Daten macht.
Vertragsbedingungen fehlen. Vereinbarungen zu Datenstandorten, Aufbewahrungsfristen und ob die Daten zum Training verwendet werden, sind nur in Geschäftskontrakten sauber regelbar.
Doppelte Kosten. Viele bestehende Software erhält AI-Funktionen als kostenpflichtige Erweiterung, während Abteilungen gleichzeitig einzelne Tools kaufen, die dasselbe leisten.
Wie bekommen Sie die Kontrolle?
1. Erfassen Sie, was genutzt wird. Betrachten Sie nicht nur IT-Verträge, sondern auch Kreditkartenabrechnungen und Spesen.
2. Legen Sie pro Anwendung einen Standard fest. Bieten Sie Mitarbeitenden eine gute Alternative an statt nur Verbote auszusprechen; ein Verbot ohne Alternative vergrössert das Problem.
3. Verhandeln Sie Geschäftskonditionen. Halten Sie fest, dass Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden, wo die Daten gespeichert werden und wie Sie Lizenzen zentral verwalten.
4. Beziehen Sie AI in Ihre Verlängerungen ein. Prüfen Sie bei jeder Verlängerung, welche AI-Funktionen in Ihrer bestehenden Software enthalten sind, damit Sie nicht doppelt zahlen.
Wie SoftVaro hilft
SoftVaro erstellt eine Übersicht Ihrer Softwarelandschaft, inklusive Tools, die ausserhalb der IT angeschafft wurden. Mit den Softwareherstellern, die Sie behalten wollen, verhandeln wir Geschäftskonditionen.
Häufig gestellte Fragen
Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Soll ich AI-Tools verbieten?
Ein Verbot ohne Alternative wirkt selten. Mitarbeitende suchen dann eigene Wege. Besser ist ein klarer Standard mit guten geschäftlichen Bedingungen.
Wie entdecke ich, welche AI-Tools bereits genutzt werden?
Beginnen Sie bei Kreditkartenabrechnungen, Spesen und Rechnungen. Ergänzen Sie diese mit Daten aus Ihrem IT-Management, damit auch kleine Abonnements erfasst werden.
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