Was ist Vendor-Konsolidierung und wie geht man diese an?
Die meisten Organisationen bezahlen für mehr als 150 Software-Abonnemente. Vendor-Konsolidierung – die bewusste Reduktion der Anzahl Lieferanten – ist die effektivste Methode, um Kosten zu sparen und den Überblick zurückzugewinnen.
- 1. November 2024
- 5 Min.
Vendor-Konsolidierung ist die Strategie, bei der Organisationen bewusst die Anzahl der Softwarelieferanten reduzieren. Anstelle für jede Funktion ein separates Tool zu verwenden, wählt man eine begrenzte Anzahl von bevorzugten Anbietern, die mehrere Bedürfnisse abdecken.
Warum Vendor-Konsolidierung?
Eine durchschnittliche mittelgrosse Organisation bezahlt für über 150 verschiedene SaaS-Tools. Jedes mit eigenem Vertrag, Abrechnungszyklus, Administrator und Verlängerungsdatum. Die Kosten sind zersplittert, der Überblick fehlt und die Verhandlungspositionen sind schwach.
Vendor-Konsolidierung löst vier Probleme gleichzeitig:
- Kosten: Weniger Anbieter bedeuten grössere Volumen bei jedem, was mehr Verhandlungsspielraum für tiefere Preise und bessere Konditionen schafft
- Verwaltung: Weniger Verträge, weniger Rechnungen, weniger Verlängerungsdaten zum Überwachen
- Sicherheit: Weniger Integrationen zwischen Tools bedeuten eine kleinere Angriffsfläche
- Compliance: Eine beschränktere Lieferantenliste ist leichter zu auditieren und für NIS2 und DSGVO zu dokumentieren
Wie macht man Vendor-Konsolidierung?
Schritt 1: Kategorisiere deine Softwarelandschaft. Gruppe alle Tools nach Funktion: Kommunikation, Projektmanagement, Sicherheit, Storage, HR, etc. Welche Kategorien weisen die grösste Überschneidung auf?
Schritt 2: Analysiere Nutzung und Zufriedenheit. Welche Tools werden tatsächlich gebraucht? Welche sind bei den Endnutzern beliebt? Auf ein Tool zu konsolidieren, das niemand gern benutzt, wirkt kontraproduktiv – dadurch entsteht Schatten-IT.
Schritt 3: Wähle bevorzugte Anbieter aus. Wähle pro Kategorie einen oder zwei bevorzugte Lieferanten. Verhandle aktiv über Bündelpreise, wenn du mehrere Produkte desselben Anbieters beziehst.
Schritt 4: Führe die Umsetzung phasenweise durch. Konsolidiere nicht alles auf einmal. Beginne mit den Kategorien mit der grössten Überschneidung und dem geringsten Widerstand. Baue Schwung für schwierigere Übergänge auf.
Vendor-Konsolidierung und Lock-in
Das grösste Risiko bei der Konsolidierung ist Vendor Lock-in: Eine zu grosse Abhängigkeit von einem Anbieter macht verletzlich gegenüber Preiserhöhungen, Firmenübernahmen oder Serviceverschlechterungen. Sorge immer für eine Exit-Strategie: Lege vertraglich fest, wie der Datenexport funktioniert, wie die Übergangsphase gestaltet ist und welche Kosten bei vorzeitiger Kündigung anfallen.
Häufig gestellte Fragen
Die am häufigsten gestellten Fragen zu diesem Thema.
Was ist Vendor-Konsolidierung?
Vendor-Konsolidierung bedeutet die bewusste Reduktion der Anzahl Softwarelieferanten. Anstatt zehn Tools für ähnliche Funktionen zu nutzen, arbeitet man mit ein oder zwei bevorzugten Anbietern. Das schafft Skalenvorteile, weniger Verwaltungsaufwand und bessere Verhandlungspositionen.
Wie viele Lieferanten sind optimal?
Das variiert je nach Organisation. Generell gilt: Je weniger Lieferanten für dieselbe Funktion, desto besser. Beginne mit Kategorien, in denen die meisten Überschneidungen bestehen – Kommunikation, Projektmanagement und Sicherheit sind klassische Kandidaten.
Was sind die Risiken der Vendor-Konsolidierung?
Das grösste Risiko ist der Vendor Lock-in: eine zu grosse Abhängigkeit von einem Anbieter. Sorge stets für eine Exit-Strategie und halte vertraglich fest, wie Datenexport und Übergangsunterstützung geregelt sind.
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