Audit software: come funzionano e come proteggerti?
Gli audit software sono per i fornitori un modello di business consolidato e per i clienti una sorpresa costosa. Come funziona un audit, quali fornitori lo effettuano e come proteggerti?
- 1 marzo 2025
- 5 min
Un audit software è per molte organizzazioni una sorpresa inaspettata e costosa. I fornitori inviano una comunicazione, richiedono l’accesso all’uso del software e il risultato spesso porta a conguagli da decine di migliaia a milioni di euro. Come funziona esattamente e come puoi proteggerti?
Come funziona un audit software?
Quasi tutti i contratti enterprise di software includono una clausola di audit. Questa dà al fornitore il diritto, con un preavviso, di controllare se usi il software in conformità con il contratto di licenza. In pratica, un audit si svolge in tre fasi:
Comunicazione: Il fornitore o una società di audit esterna (spesso KPMG, Deloitte o un’agenzia specializzata) inviano una notifica formale di audit
Inventario: Ti viene richiesto di fornire dati su installazioni software, utenti, server e ambienti di deployment
Risultato: L’auditor confronta l’utilizzo reale con le licenze acquistate. Le discrepanze portano a conguagli
Perché gli audit sono sempre più frequenti?
Gli audit software sono un modello di business provato per i fornitori. Con grandi clienti un audit quasi sempre produce risultati, i modelli di licenza sono complessi, le regole cambiano frequentemente e la maggior parte delle organizzazioni non tiene aggiornato il registro delle licenze.
Fattori che aumentano la probabilità di un audit: avvicinarsi della scadenza contrattuale, crescita o fusione dell’organizzazione, acquisizione del fornitore (come VMware da parte di Broadcom), o rilascio di nuove versioni prodotto con condizioni di licenza modificate.
Come proteggerti?
La migliore protezione è la preparazione:
Tieni aggiornato il registro delle licenze. Sappi cosa hai acquistato, cosa è installato e quanti utenti attivi ci sono
Leggi la clausola di audit. Quanto preavviso deve dare il fornitore? Quanto può durare l’audit? Chi sostiene i costi?
Non rispondere immediatamente. Dopo aver ricevuto la notifica di audit hai sempre tempo per reagire. Fatti assistere da una parte indipendente prima di condividere dati
Negozia il risultato. Anche in caso di discrepanza, i conguagli sono negoziabili. Il fornitore ha interesse a mantenere il rapporto
Domande frequenti
Le domande più frequenti su questo argomento.
Cos’è un audit software?
Un audit software è un controllo formale eseguito da un fornitore di software o da un auditor esterno per verificare se un’organizzazione utilizza il software secondo il contratto di licenza. I diritti di audit sono inclusi di norma in quasi tutti i contratti enterprise di software.
Quali fornitori effettuano gli audit?
Quasi tutti i grandi fornitori di software, come Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe, Autodesk, effettuano regolarmente audit sui clienti. I fornitori di livello 2 e 3 lo fanno meno frequentemente, ma il diritto è sempre previsto contrattualmente.
Quali sono le conseguenze di un audit negativo?
Conguagli più penali, talvolta fino a due o tre volte il prezzo normale della licenza. Inoltre, il fornitore può richiedere l’acquisto immediato di licenze aggiuntive, alle sue condizioni e senza margini di trattativa.
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