Gestione contratti & Rinnovi — controllo su ogni scadenza contrattuale
Il problema: rinnovi automatici che nessuno verifica
I contratti software si rinnovano silenziosamente. Il prezzo aumenta un po' ogni anno, le condizioni cambiano, le licenze di ex-colleghi restano attive — e a un certo punto il contratto è rinnovato per un anno senza che nessuno se ne accorga.
Per le organizzazioni enterprise con decine di contratti software, questo non è un'eccezione ma la regola. Costa soldi ogni mese e comporta rischi di conformità che emergono solo durante un audit.
Il nostro approccio: una panoramica unica, segnalazioni proattive
La gestione contratti in SoftVaro non è uno strumento né un dashboard. È un punto di riferimento fisso che controlla il tuo portafoglio contratti, monitora le date di rinnovo e avvisa in anticipo — ben prima della scadenza, quando c'è ancora margine per negoziare.
Cosa comprende la gestione contratti?
Cosa comprende la gestione contratti SoftVaro — pratica e senza pesantezze.
Panoramica contratti
Panoramica centrale di tutti i tuoi contratti software: durate, prezzi, quantità di licenze e date critiche. Sempre aggiornata.
Segnalazioni proattive
Suoniamo il campanello ben prima di ogni scadenza di rinnovo — non due settimane prima, ma da tre a sei mesi prima.
Tracciamento evoluzione prezzi
Mappiamo gli aumenti di prezzo anno su anno. Rileviamo pattern che a te sfuggono analizzando singoli contratti.
Utilizzo licenze
Monitoriamo se stai effettivamente usando ciò per cui paghi. Licenze inutilizzate = risparmio diretto.
Negoziazione rinnovo
Ogni rinnovo è un momento di negoziazione. Prepariamo e conduciamo le trattative, se vuoi.
Punto di riferimento fisso
Un unico interlocutore per tutti i tuoi contratti software. Nessuno strumento da gestire da solo.
Come si svolge un ciclo di rinnovo
Revisione anticipata
Il rinnovo si avvicina. Rivediamo il contratto, analizziamo l’utilizzo delle licenze e sondiamo il mercato. Viene fornita una raccomandazione concreta.
Scelta strategica
Definizione della strategia: rinnovare con condizioni migliori, migrare a un’alternativa o ridurre? La scelta è tua, noi ti supportiamo con dati e motivazioni.
Negoziazione
Se necessario, iniziamo la negoziazione con il produttore. Con dati di mercato e analisi interne otteniamo le migliori condizioni.
Chiusura
Contratto firmato, condizioni documentate, portafoglio aggiornato. Tu apponi la firma, noi ci assicuriamo che tutto sia corretto.
Fase di monitoraggio
Inizia un nuovo ciclo. Continuiamo a monitorare: utilizzo, andamento prezzi, clausole contrattuali. Verso il prossimo rinnovo.
Perché è importante
dei rinnovi si rinnova silenziosamente nelle aziende enterprise
aumento medio annuo del prezzo senza revisione
tempo a disposizione per negoziare se si parte in anticipo
Domande frequenti
Devo acquistare uno strumento?
No. Utilizziamo un nostro sistema leggero per tenere traccia del tuo portafoglio. Ricevi report chiari senza dover inserire dati manualmente o implementare uno strumento.
Quanto tempo richiede?
Per iniziare serve una sessione di kickoff di circa 2 ore in cui rivediamo insieme i tuoi contratti esistenti. Poi il tuo impegno si limita ai momenti decisionali dei rinnovi — mediamente 1–2 ore per contratto all’anno.
Quali contratti gestite?
Tutti i contratti software su cui vuoi mantenere il controllo. Può variare da 5 contratti critici fino a tutto il portafoglio. Si può cominciare in piccolo e ampliare in seguito.
Quanto costa la gestione continua?
Offriamo tre modelli: canone fisso mensile per gestione continua, commissione sulle risparmi ottenuti al rinnovo, o combinazioni. Decidiamo insieme quale modello è più adatto in base al portafoglio.
Posso iniziare con un solo contratto?
Assolutamente sì. Molte organizzazioni ci coinvolgono per un singolo contratto costoso o in scadenza prossima. Se funziona, si amplia il servizio.
Rinnovo in vista? O vuoi semplicemente tenere tutto sotto controllo?
Mandaci un elenco dei tuoi contratti principali o di quello che sta per scadere. Entro 24 ore ti mostriamo cosa possiamo fare per te.