Vertragsmanagement & Renewals
Das Problem: Auto-Renewals, die niemand überprüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr leicht, Bedingungen ändern sich, Lizenzen für ehemalige Mitarbeitende laufen weiter. Und irgendwann ist der Vertrag ein Jahr länger verlängert, ohne dass es jemand bemerkt hat.
Bei Enterprise-Organisationen mit Hunderten Softwareverträgen ist das eher Regel als Ausnahme. Es kostet monatlich Geld und birgt Compliance-Risiken, die erst bei einer Audit sichtbar werden.
Unser Vorgehen: eine Übersicht, proaktive Signalisierung
Vertragsmanagement bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fixer Ansprechpartner, der Ihr Vertragsportfolio überwacht, Renewal-Daten im Blick behält und rechtzeitig Alarm schlägt – lang vor der Frist, bei der Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Was SoftVaro Vertragsmanagement praktisch und ohne Overhead umfasst.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht über all Ihre Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzanzahlen und kritische Daten. Jederzeit aktuell.
Proaktive Signalisierung
Wir schlagen bei jeder Renewal-Frist Alarm. Nicht erst 2 Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate im Voraus.
Preisentwicklung im Blick
Jahr für Jahr erfasste Preiserhöhungen. Wir erkennen Muster, die Ihnen bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob die Lizenzen, die Sie bezahlen, auch tatsächlich genutzt werden. Ungenutzte Lizenzen bedeuten direkte Einsparungen.
Renewal-Verhandlung
Jede Renewal ist ein Verhandlungsmoment. Wir bereiten vor und führen die Verhandlung, wenn Sie es wünschen.
Fester Ansprechpartner
Eine Kontaktperson für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst verwalten müssen.
So sieht der Renewal-Prozess aus
Frühe Prüfung
Renewal rückt näher. Wir überprüfen den Lizenzvertrag basierend auf Benchmark-Daten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, auf eine Alternative migrieren oder reduzieren? Die Wahl liegt bei Ihnen, wir liefern die Grundlage.
Verhandlung
Wo nötig, starten wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Benchmark-Daten und interner Analyse erzielen wir bessere Bedingungen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Bedingungen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen Ihre Unterschrift, wir sorgen dafür, dass alles stimmt.
Monitoring-Phase
Ein neuer Zyklus beginnt. Wir beobachten weiter: Nutzung, Preisentwicklung, Vertragsdaten. Auf zur nächsten Renewal.
Warum das wichtig ist
Der ideale Zeitpunkt, um vor einer Renewal zu starten
Durchschnittliche jährliche Preiserhöhungen von Softwareherstellern
Erzielte Einsparung bei unseren Kunden
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Verwaltung Ihres Portfolios. Sie erhalten eine klare Berichterstattung, ohne dass Sie selbst Daten übertragen oder ein Tool implementieren müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach beschränkt sich Ihr Aufwand auf Entscheidungsphasen bei Renewals, durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet SoftVaro?
Alle Softwareverträge, über die Sie die Kontrolle haben möchten. Das kann mit 5 kritischen Verträgen beginnen und bis zum gesamten Portfolio erweitert werden. Klein starten und ausbauen ist jederzeit möglich.
Was kostet kontinuierliches Vertragsmanagement?
Das vereinbaren wir vorab mit Ihnen, abhängig vom Umfang Ihres Portfolios. Sie wissen vor Beginn genau, was SoftVaro kostet.
Kann ich mit einem einzigen Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns für einen spezifischen Vertrag, der viel kostet oder bald ausläuft. Gefällt es, bauen wir aus.
Renewal in Sicht? Oder einfach Kontrolle wünschen?
Schicken Sie uns eine Übersicht Ihrer wichtigsten Verträge oder den Vertrag, der bald ausgelaufen ist. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden und zeigen Ihnen, was wir leisten können.